L’urgence n’a pas d’horaire, mais personne n’aime recevoir un communiqué important juste avant de quitter le bureau. Arrangez-vous pour diffuser votre information au plus tard en début d’après-midi. Ainsi, vous augmentez aussi vos chances d’obtenir une couverture plus ample. Le conseil est aussi valable pour la tenue d’une conférence de presse.

Certaines entreprises adorent jouer aux pompiers: elles arrosent copieusement tous les citoyens qui détiennent une carte de presse.

Or, envoyer une information politique à un journaliste de la rubrique sportive ou une news de votre service de massothérapie à domicile à tous les membres de la rubrique économique est à peu près aussi stérile que d’essayer de convertir un djihadiste à l’athéisme. Le tri est indispensable.

Ici, ce n’est pas la quantité d’adresses qui compte, mais la qualité. Et c’est à ce stade, souvent, que l’agence de relations publiques, par sa connaissance approfondie des différents acteurs de la branche, apporte une indéniable plus-value.

Vous connaissez peut-être la secrétaire particulière du réd en chef, un copain qui sert l’apéro à la cafétéria ou même un journaliste. Si le copinage peut vous aider à obtenir une parution dans un média, il peut aussi vous mettre tous les autres titres à dos. 

En effet, donner la priorité à un média revient à rendre votre information aussi désirable que la peste et le choléra réunis. Qui a envie d’être invité à une fête uniquement pour manger les restes du gâteau?

Parfois, il est préférable d’attendre une période creuse où l’actualité est plus calme pour se manifester. Lors d’un événement majeur qui mobilise l’ensemble de la rédaction (attentat terroriste, Jeux olympiques, décès d’une personnalité, etc.) ou à certaines périodes de l’année, les places dans les pages des journaux sont vraiment disputées. Si vous arrivez pile-poil dans une période de surchauffe médiatique, votre communiqué risque de se retrouver sous une pile pour l’éternité!

De même, il est de bon augure de garder un œil sur les saisons. Une info sur un nouveau produit de dégivrage de voitures en pleine canicule estivale n’aura pas les mêmes retombées que la même info envoyée en novembre.

Enfin, les journalistes, comme tout le monde, prennent des vacances. Certaines semaines, notamment lors des fêtes de fin d’année, donnent aux rédactions des airs de no-man’s land. Comme de nombreuses rubriques sont préparées à l’avance, justement pour compenser les absences, votre communiqué risque de ne pas trouver sa cible. 

Un quotidien n’a pas les mêmes délais qu’un mensuel. Communiquer votre événement au magazine Bilan une semaine avant son coup d’envoi revient à faire chou blanc. Pour un mensuel, il faut parfois s’y prendre jusqu’à huit semaines à l’avance.

De même, souvenez-vous que les hebdomadaires préparent souvent le contenu de leurs colonnes plusieurs semaines à l’avance. Cela dit, il est souvent difficile de jongler avec les délais de parution des différents médias. Il est donc recommandé d’envoyer vos infos en premier aux magazines, puis aux hebdomadaires et enfin aux quotidiens.

Il est nécessaire de se rappeler la phrase suivant à chaque envoi: les médias ne sont pas vos serviteurs et sont totalement libres de choisir leurs sujets. Même si vous pensez que votre info relève du scoop du siècle! 

Je vais aussi vous faire une confession: certains journalistes préfèrent céder et pondre un article plutôt que d’être constamment dérangés par une personne trop persévérante… Cela dit, s’il est permis – et d’ailleurs dans la majorité des cas nécessaire – de réaliser des relances téléphoniques, il est déconseillé de trop insister. Deux fois par semaine, si votre info n’a pas de date de péremption imminente, est tout à fait suffisant.

Si vous voulez décoder le langage des médias, sachez qu’un journaliste qui vous demande de rappeler plus tard souhaite surtout se débarrasser de vous et n’a souvent aucune intention de publier quoi que ce soit. Quand vous entendez une réponse du style: « Je vais voir » ou « Je dois encore décider », attendez-vous aussi à une fin malheureuse pour votre communiqué.

En revanche, quand l’argument du temps entre en ligne de compte (« Je n’ai pas encore eu le temps d’y jeter un œil »), le tunnel peut déboucher sur un faisceau de lumière. 

Jadis, on glissait des photos avec le communiqué. Rien ne vous empêche d’annexer une photo papier, à titre informatif. À l’ère du numérique, cette façon de procéder relève de la préhistoire: plus personne ne scanne les photos.

Quand vous adressez votre communiqué par la poste, contentez-vous d’indiquer que les photos sont à télécharger sur votre site Internet. Quand vous adressez votre missive par mail, mettez le lien direct vers votre banque d’images.

De grâce, ne bombardez pas la boîte mail de la rédaction d’une tonne de photos toutes plus lourdes les unes que les autres sous peine de passer pour un spammer!

Aujourd’hui, la plupart des médias possèdent une rédaction online. Et comme la communication entre les départements n’est pas toujours aussi limpide qu’on le croit, ne vous gênez pas de les inclure dans votre envoi.

D’autres médias influents, au contraire, sont nés sans support papier et vivent exclusivement dans le monde virtuel. Vous ne pouvez passer à côté!

Le web compte aussi une foule d’acteurs plus ou moins importants, dont vous aurez tort de vous priver, comme les Youtubers et les blogueurs. Pendant que vous y êtes, repérez les comptes influents sur Twitter, Facebook ou les autres médias sociaux et incluez-les dans votre stratégie média.

« J’aimerais lire votre article avant sa parution » est sans doute la pire exigence à adresser à un journaliste. Les journalistes connaissent leur métier et savent parfaitement se débrouiller seuls, merci pour eux. Ils jouissent aussi d’une totale liberté de donner leur opinion. 

Parfois, l’article ne correspond pas à vos attentes. D’autre fois, il ne reprend pratiquement rien de votre communiqué. Dans un cas comme dans l’autre, à moins d’une grosse bourde, il n’y a pas grand-chose que vous puissiez faire. 

Cela étant, dans le cas d’une longue interview ou d’un article au contenu très dense et compliqué, il arrive que les journalistes vous proposent d’eux-mêmes une relecture, afin de consolider leur sujet. Dans ce cas, il est bon de préciser que relecture ne rime pas avec censure. Vous devrez vous contenter de repérer d’éventuelles inexactitudes ou d’apporter des précisions supplémentaires, et aucun cas sabrer dans son papier sous prétexte qu’une phrase ne vous caresse pas dans le sens du poil.